Banyak sekali hal yang harus diperhatikan saat ingin menggunakan software ERP untuk perusahaan. Banyak sekali pertimbangan-pertimbangan yang harus dilakukan oleh pemimpin perusahaan untuk memilih ERP yang tepat untuk perusahaan. Sebab pemilihan ERP ini merupakan salah satu hal yang sangat vital bagi perusahaan karena keputusan pemilihan ERP ini akan banyak mempengaruhi setiap aspek di perusahaan. Karena ERP membawa dampak yang begitu berpengaruh bagi kemajuan perusahaan. Oleh karena itu, kita harus tahu terlebih dahulu apa itu ERP, macam-macam software ERP, modul-modul ERP, dan bagaimana cara implementasi ERP ke dalam perusahaan.

Untuk penjelasan tentang apa itu ERP, sejarah ERP, cara kerja ERP, macam-macam software ERP, modul-modul ERP, dan pentingnya mengetahui implementasi ERP sudah pernah saya jelaskan di website sebelumnya. Jadi, untuk teman-teman yang ingin membacanya dari awal boleh langsung kunjungi websitenya saja.

Pada website sebelumnya saya sudah pernah membahas mengenai pentingnya mengetahui implementasi ERP, pada konten tersebut saya menjelaskan tentang beberapa langkah-langkah implementasi ERP. Mulai dari langkah-langkah perancangan implementasi ERP dan implementasi ERP ke perusahaan. Namun, pada konten sebelumnya saya belum menjelaskan lebih detail mengenai macam-macam implementasi ERP.

Nah, pada konten website kali ini saya akan membagikan sedikit informasi mengenai macam-macam implementasi ERP. Pada umumnya implementasi ERP itu terdiri dari 3 macam yaitu On-Premises ERP, Cloud based ERP, dan Hybrid ERP.

Namun, sebelum memilih untuk menggunakan implementasi ERP yang mana, kita harus tahu terlebih dahulu tentang kapan waktu yang tepat untuk perusahaan menggunakan software ERP. Lalu kapan sebuah perusahaan benar-benar membutuhkan ERP ?

Sebuah perusahaan membutuhkan ERP saat dirasa waktu pengerjaan tugas yang dilakukan oleh staf di perusahaan tersebut sudah tidak lagi efisien dan menghabiskan banyak waktu untuk menyelesaikan tugasnya secara manual sedangkan perusahaan membutuhkan hasil yang cepat dan juga tepat. Sebuah perusahaan membutuhkan ERP saat perusahaan sudah membutuhkan pengambilan keputusan bisnis perusahaan secara cepat maksudnya ketika perusahaan tersebut sudah berkembang sangat baik itu tidak menuntut kemungkinan akan ada banyak hal yang harus dibuat keputusan agar perusahaan tersebut bisa berkembang lebih baik lagi oleh karena itu, perusahaan perlu membutuhkan informasi atau data-data perusahaan secara cepat. Karena tuntutan perusahaan yang harus serba cepat dan tepat maka dari itu perusahaan membutuhkan sebuah aplikasi yang fleksibel yang dapat membantu untuk mengerjakan tugas-tugas perusahaan secara cepat, efisien, dan tepat untuk mempermudah perusahaan dalam menjalankan system operasionalnya. Selain itu sebuah perusahaan membutuhkan ERP ketika perusahaan tersebut membutuhkan suatu sistem yang dapat digunakan untuk memonitoring informasi arus perusahaan secara singkat. Jadi, ketika perusahaan sudah membutuhkan sistem untuk memantau semua arus perkembangan bisnis perusahaan maka perusahaan tersebut sudah membutuhkan software ERP sebagai salah satu solusi dari masalah yang dihadapi perusahaan tersebut.

Namun, sebelum menggunakan ERP seperti yang sudah saya katakan sebelumnya alangkah lebih baiknya kita mengetahui terlebih dahulu langkah-langkah dan implementasi ERP yang bertujuan untuk meminimalisir kesalahan pemilihan dan pengimplementasian ERP. Untuk menambah wawasan implementasi ERP, berikut beberapa macam implementasi ERP:

On-Premises ERP

adalah software ERP yang harus diinstal terlebih dahulu dan dijalankan pada server atau teknologi yang dimiliki perusahaan seperti komputer. Software ERP model On-Premises ini berarti perusahaan harus membeli lisensi softwarenya dari vendor resmi ERP kemudian menginstal dan mengelola perangkat lunak tersebut di dalam lingkungan jaringan lokal mereka sendiri.

Dalam model On-Premises ERP, perusahaan bertanggung jawab atas pemeliharaan, keamanan, dan pengelolaan infrastruktur TI mereka sendiri. Mereka juga memiliki kendali penuh atas konfigurasi dan penggunaan perangkat lunak ERP, sehingga mereka dapat menyesuaikannya dengan kebutuhan bisnis mereka.

Keuntungan dari penggunaan On-Premises ERP termasuk akses langsung ke data bisnis dan kontrol penuh atas sistem. Namun, model ini juga dapat memerlukan investasi awal yang signifikan untuk perangkat keras dan perangkat lunak, serta keahlian IT yang tinggi untuk pengelolaan dan pemeliharaan sistem.

Cloud Based ERP

adalah adalah software ERP yang berbasis cloud yang memungkinkan perusahaan mengakses datanya melalui internet. Pada software ERP yang berbasis cloud perusahaan tidak perlu menginstal software ke server perusahaan namun, perusahan cukup menggunakan koneksi internet dan browser untuk mengakses software ERP ini. 

software ERP yang berbasis cloud ini lumayan banyak peminatnya karena software ERP yang berbasis cloud ini memberikan beberapa kemudahan seperti kecepatan pada saat implementasinya, tidak perlu membutuhkan hardware sebagai investasi perusahaan, dan keamanan yang lebih baik. Selain itu software ERP yang berbasis cloud ini memiliki banyak sekali manfaat, seperti:

Menghemat biaya operasional perusahaan

Aksesibilitas, perusahaan dapat mengakses informasi bisnis secara real-time dan bisa digunakan atau diakses kapan saja dan dimana saja. Jadi pemimpin perusahaan dapat memantau arus bisnis perusahaan dengan mudah. Dan juga membantu perusahan lebih cepat dalam pengambilan keputusan.

Skalabilitas, software ERP yang berbasis cloud lebih mudah untuk menghubungkan atau menambahkan banyak server diintegrasikan menjadi satu. Dengan adanya ERP berbasis cloud memudahkan perusahaan untuk dibawa kemana-mana.

Modul baru ERP dapat ditambahkan ke sistem dengan mudah tanpa downtime ataupun hardware tambahan.

Upgrade Cloud ERP ini hanya memakan sedikit waktu yakni sekitar 30 menitan saja sehingga tidak mengganggu operasional bisnis perusahaan.

Hybrid ERP

adalah sebuah software ERP yang menggabungkan 2 macam sistem ERP menjadi satu yakni menggabungkan sistem Cloud ERP dan sistem On-Premises ERP. Hybrid ERP memungkinkan perusahaan untuk memanfaatkan keuntungan dari kedua model ini dalam satu solusi. Dalam model hybrid ERP, beberapa aplikasi atau modul ERP berjalan di server lokal (on-premises), sementara yang lainnya berjalan di cloud. Aplikasi atau modul yang berjalan di server lokal mungkin melibatkan data yang sangat sensitif, atau memerlukan tingkat kontrol yang lebih tinggi, sehingga dijaga di dalam perusahaan. Sementara itu, aplikasi atau modul yang berjalan di cloud dapat diakses dari mana saja dengan koneksi internet, memberikan fleksibilitas dan mobilitas yang lebih besar.

Hybrid ERP memungkinkan perusahaan untuk memilih solusi yang tepat untuk kebutuhan mereka, dengan menggabungkan keuntungan on-premises dan cloud, seperti keamanan data yang lebih baik, lebih fleksibel, biaya awal yang lebih rendah, dan kemampuan untuk menyesuaikan solusi sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Namun, penggunaan hybrid ERP juga memerlukan integrasi yang lebih rumit antara sistem on-premises dan cloud, sehingga memerlukan pengelolaan yang lebih hati-hati dan pemeliharaan yang lebih intensif.

Dari ketiga sistem ERP yang telah saya paparkan diatas jika ditanya sistem mana yang paling bagus untuk digunakan saya akan menjawab Cloud Based ERP. Mengapa saya bisa mengatakan begitu karena menurut dari riset banyak yang lebih menyarankan menggunakan Cloud ERP sebab sistem ini lebih mudah dari segi perawatan, pengoperasian, implementasi, dan lebih mudah untuk diakses atau dibawa kemana-mana karena kita hanya menyiapkan koneksi internet dan browser saja untuk mengakses datanya. Tidak seperti On-Premises ERP yang mana kita harus mengintegrasikan sistem ini ke server atau komputer perusahaan terlebih dahulu dan sedikit ribet pada saat transfer data dan tidak dapat diakses atau dibawa kemana-mana. Untuk Cloud ERP juga dalam segi upgrading sistem juga hanya membutuhkan sedikit waktu karena sudah upgrade secara otomatis sedangkan sistem On-Premises ERP masih membutuhkan lumayan banyak waktu untuk upgrade sistemnya dan juga kemungkinan masih membutuhkan hardware tambahan.
 
Setelah mengetahui macam-macam sistem ERP beserta keunggulan dan manfaat yang diberikan tiap sistem ERP. Ini memberikan gambaran kepada kita untuk lebih selektif lagi dalam memilih sistem ERP mana yang kiranya cocok dan pas digunakan di perusahaan. Karena tidak semua perusahaan memiliki kebutuhan sistem ERP yang sama. Sistem ERP yang telah saya sebutkan tadi pun menawarkan berbagai keunggulannya masing - masing dan juga mereka memberikan rentang harga yang berbeda-beda. Oleh karena itu, alangkah lebih baiknya kalau pada saat ingin menggunakan ERP alangkah lebih baiknya mengkonsultasikan terlebih dahulu ke jasa konsultan IT. 

Jasa Konsultan IT

Jasa konsultan IT itu sendiri adalah sebuah perusahaan jasa yang bekerja dibidang konsultan untuk membantu client-client targetnya adalah perusahaan-perusahaan maupun instansi untuk membantu menemukan solusi yang dibutuhkan oleh perusahaan. Jasa konsultan IT ini yang bertugas mengevaluasi sistem IT yang yang digunakan oleh perusahaan sehingga mereka dapat mencapai tujuan bisnis yang diinginkan. Mengapa tadi saya mengatakan kalau sebaiknya sebelum benar-benar menggunakan software untuk membantu mengembangkan proses bisnis perusahaan harus menggunakan jasa konsultan IT ?

Saat akan mengimplementasikan suatu teknologi terdapat banyak hal yang perlu diperhatikan. Tanpa pengetahuan yang tepat  akan mustahil bagi sebuah perusahaan untuk bisa mengimplementasikan teknologi dengan benar. Dengan menggunakan jasa konsultan IT perusahaan akan membantu perusahaan memiliki pengetahuan di bidang IT. Jasa konsultan IT ini berperan sebagai pihak yang memberikan pandangan atau gambaran yang jelas sehingga membantu perusahaan dalam pengambilan keputusan yang terbaik sebab perusahaan akan memperoleh saran-saran yang baik dan bagus yang bisa menjadi peluang untuk bisa lebih unggul dari para pesaing bisnis yang ada. 

Agar lebih jelas lagi dan menambah wawasan kita terkait jasa konsultan IT. Disini saya akan sedikit memberikan gambaran dari beberapa tugas dan tanggung jawab dari seorang konsultan IT. Apa saja tugas-tugasnya, saya paparkan sebagai berikut:

• Mengidentifikasi dan menyelesaikan masalah proyek IT.
• Menganalisis dan menentukan ancaman keamanan pada sistem IT.
• Menentukan persyaratan perangkat lunak, perangkat keras, dan jaringan yang dibutuhkan.
• Membuat laporan terperinci dan dokumentasi terkait kemajuan, masalah, dan solusi di proyek IT yang sedang dijalankan.
• Memahami kebutuhan bisnis klien.
• Merencanakan timeline, mengelola anggaran, dan mengalokasikan sumber daya yang dibutuhkan untuk proyek IT.
• Mengawasi dan mengkoordinasikan penerapan teknologi baru.
• Merancang, menguji, memasang, dan memantau sistem baru.
• Melatih user untuk menggunakan sistem baru atau sistem yang sudah ada.
• Bertemu dengan klien untuk membicarakan persyaratan yang dibutuhkan untuk implementasi teknologi di perusahaannya.
• Melakukan pertemuan dengan klien untuk menentukan ruang lingkup proyek IT.
• Menerapkan solusi teknologi untuk memenuhi kebutuhan bisnis.

Nah, itulah beberapa hal yang dapat saya bagi kepada teman-teman semua tentang pentingnya mengetahui implementasi ERP sebelum menerapkanya di perusahaan. Semoga bisa memberikan gambaran dan dapat membantu teman-teman semua untuk meminimalisir kesalahan dalam menggunakan software untuk sistem bisnis perusahaan.