Pengertian ERP (Enterprise Resource Planning)
ERP (Enterprise Resource Planning) adalah sitem informasi yang diperuntukkan bagi perusahaan manufaktur maupun jasa yang berperan mengintegrasikan dan mengotomasikan proses bisnis yang berhubungan dengan aspek operasi, produksi maupun distribusi di perusahaan bersangkutan. ERP berkembang dari Manufacturing Resource Planning (MRP II) dimana MRP II sendiri adalah hasil evolusi dari Material Requirement Planning (MRP) yang berkembang sebelumnya. Sistem ERP secara modular biasanya menangani proses manufaktur, logistik, distribusi, persediaan (inventory), pengapalan, invoce dan akunting perusahaan. Ini   berartibahwa sistem ini nanti akan membantu mengontrol aktivitas bisnis seperti penjualan,pengiriman,produksi,   manajemen   persediaan,   manajemen   kualitas   dan   sumber   daya   manusia.ERP  seringdisebut sebagai Back Office System yang mengindikasikan bahwa pelanggan dan publik secaraumum tidak   dilibatkan dalam sistem  ini.  Berbeda dengan Front  Office System   yang langsungberurusan   dengan   pelanggan   seperti   sistem   untuk   e-Commerce,   Costumer   RelationshipManagement (CRM), E-Government dan lain-lain.

Sejarah Perkembangan ERP
Konsep ERP diletakkan dasarnya pada tahun 1960. Meski belum dengan nama ERP, namun konsep dasar serupa, untuk melakukan pengelolaan dengan mudah dan terencana dengan baik. Adapun sejarah bagaimana ERP bisa sampai di Indonsia, berikut ulasannya:

• Tahun 1960-an

Pada tahun ini, ERP masih belum memiliki nama resmi. Konsep ERP dibuat hasil dari kerjasama antara seorang kontraktor dengan perusahaan teknologi dunia IBM. Kala itu, ERP yang mereka kembangkan berfokus pada manajemen inventori serta pengelolaan proses produksi usaha.
ERP di tahun ini pun hanya bisa dijangkau melalui jaringan lokal saja. Jadi belum bisa di akses menggunakan teknologi cloud computing seperti ERP Keysoft yang dikembangkan di era modern seperti sekarang ini.
 

• Tahun 1970 – 1990-an

Pada tahun ini, ERP semakin serius dikembangkan dan mulai terlihat titik terangnya. Waktu itu, namanya mulai dikenal luas sebagai MRP (Manufacturing Resource Planning) dan MRP II sebagai wadah kompleksitas kegiatan bisnis industri.
Serta, pada 1990-an, lewat Gartner Group, nama ERP menjadi trademark resmi untuk software industri ini. Nama ERP inilah yang kemudian diimplementasikan sebagai nama resmi dari perangkat lunak yang menyimpan big data perusahaan. Mulai dari informasi keuangan hingga informasi kepegawaian.
 

• Tahun 2000-an

Pada periode 2000-an, teknologi semakin meluas dan bisa di akses oleh khalayak ramai. Mulai dari yang dulunya internet terbatas untuk kepentingan militer Amerika, sekarang sudah dinikmati oleh semua orang.
Perkembangan inilah yang kemudian mendorong ERP menjadi makin laris dan terdengar di kalangan luas. Tidak hanya terbatas di Barat, tapi juga hampir di seluruh penjuru dunia.
Pada fase inilah, ERP semakin mengukuhkan keberadaannya sebagai perangkat lunak penting demi perkembangan sebuah perusahaan, baik skala kecil, menengah, atau besar.
 

• Mulai masuknya ERP ke Indonesia

Untuk awal kemunculannya bisa dibilang berkat perusahaan besar PT Astra International yang mengimpor teknologi ini ke Indonesia.
Berkat implementasi software ERP di tubuh manajemen Astra inilah, selanjutnya ERP mulai ditiru oleh perusahaan-perusahaan lain di Indonesia. Terlebih dengan semakin stabilnya sistem kerja ERP modern yang semakin lengkap dan terintegrasi dengan sistem cloud yang bisa di akses secara real time.
Di periode 2000-an inilah, terutama tahun 2005 hingga 2010, sistem ERP makin dipoles dan dilengkapi dengan berbagai pengaman dan fitur tambahan demi meringkas aktivitas bisnis yang kompleks dan lebar.
Terkhususnya di tahun 2010 yang dinyatakan sebagai awal mula munculnya ERP modern seperti yang kita kenal hingga sekarang. ERP yang telah berkembang sekarang telah mampu menampung berbagai jenis data yang dimiliki perusahaan.
Sebut saja data keuangan, penjualan, pembelian, produksi, kepegawaian, bahkan informasi tentang pengelolaan pelanggan. Semua data tersebut sendiri bisa di akses oleh semua bidang kerja atau antar departemen.
Hasilnya, produktivitas perusahaan semakin naik, kegiatan bisnis semakin efektif dan efisien, serta yang tak kalah penting, data perusahaan bisa aman dan bisa dengan mudah di akses demi pengambilan keputusan cepat jika terjadi hal-hal diluar kendali di saat para pimpinan perusahaan sedang tidak di tempat.

Tujuan ERP
Penggunaan sistem ERP dalam sebuah perusahaan tidak lepas karena tujuan yang dicapai. Adapun tujuan sistem ERP sebagai berikut:

1. Meningkatkan efisiensi dan efektivitas
2. Terciptanya kolaborasi
3. Menjamin keamanan data
4. Informasi yang terintegritas
5. Mengelola persediaan
6. Meningkatkan Akurasi Lini Bisnis
7. Sebagai Monitoring kegiatan bisnis
8. Disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan

Komponen ERP
A. Komponen ERP yang wajib ada di sistem ERP logistic
 

1. Manajemen Distribusi

Setiap perusahaan pasti memiliki sistem manajemen yang akan memudahkan kegiatan operasional perusahaan. Oleh karena itu, komponen manajemen distribusi dibutuhkan untuk menjadi salah satu komponen dalam sistem ERP.
 

2. SCM (Supply Chain Management)

Logistik membutuhkan SCM yang tidak kalah penting dari komponen-komponen lainnya. Melalui SCM ini, perusahaan bisa mengelola semua operasional bisnis perusahaan yaitu supplier, manufaktur, wholesale, distributor, retailer, dan customer.
 

3. Back Off Operation

Back-office operation memegang peranan penting dalam sistem ERP yang diterapkan dalam suatu perusahaan. Adapun yang dimaksud dengan back-office operation adalah financial application, accounting application, dan human resource.

B. Komponen ERP menurut Motiwalla dan Thompson
 

1. Server (Hardware)

Komponen pertama yang ada dalam sistem ERP adalah server atau hardware. Seperti yang sudah diketahui, sistem ERP merupakan sebuah inovasi berbasis teknologi yang tentu saja membutuhkan server sebagai poin utamanya.
Server atau hardware tersebut harus bisa digunakan untuk mengaplikasikan ERP dengan optimal agar sistem tersebut bisa digunakan dengan sebaik-baiknya. Sebelum memutuskan, pastikan Anda memiliki komponen ini terlebih dahulu.
 

2. Software

Software menjadi media yang digunakan dalam pengaplikasian ERP.
 

3. Company Process

Company Proses menjadi salah satu hal yang wajib ada untuk sistem ERP. Hal tersebut karena company process digunakan untuk menangani proses bisnis, prosedur, aturan, dan proses bisnis yang ada di suatu perusahaan.
 

4. Database

Komponen ERP selanjutnya yang wajib ada adalah database. Setiap perusahaan pasti memiliki database yang berisi informasi-informasi penting untuk perusahaan tersebut. Biasanya, informasi yang ada di database ini berasal dari pihak dalam maupun pihak luar dari perusahaan tersebut.
 

5. People (Orang)

Salah satu komponen yang wajib ada untuk menggunakan sistem ERP adalah orang yang akan menggunakan aplikasi itu sendiri. Tanpa adanya orang yang menggunakan aplikasi tersebut, maka sistem ERP tidak bisa berjalan dan beroperasi dalam kegiatan bisnis sebuah perusahaan.
Untuk itu, harus ada orang yang menggunakan dan mengoperasikan sistem ERP. Komponen orang yang dimaksud adalah karyawan IT dan para staf yang memiliki akses untuk membuka dan mengoperasikan sistem tersebut.

Sistem Kerja ERP
Prinsip kerja perencanaan sumber daya perusahaan adalah menyederhanakan alur kerja dan mengotomatiskan proses melalui database terpusat. ERP menggunakan dashboard yang memudahkan pengguna melihat data real-time yang dihimpun dari proses bisnis di seluruh departemen.
Cara kerja Enterprise Resource Planning memungkinkan data dari berbagai departemen dibagikan dan diakses oleh semua orang di organisasi. Jadi, ERP menyatukan semua orang di satu sumber. Ini tak hanya menyederhanakan proses dan mengurangi waktu kerja, tetapi juga membuat bisnis memiliki keunggulan kompetitif.
Sebagai contoh, ketika ERP menerima pesanan pelanggan, maka secara otomatis akan mengirimkan informasi ke pusat distribusi yang paling efisien memenuhi pesanan tepat waktu. ERP dapat melihat tingkat inventaris, waktu pengiriman, dan faktor lain untuk memutuskan pusat distribusi mana yang paling produktif dan hemat biaya dalam menyelesaikan pesanan tersebut.
Beberapa ERP cloud dapat disesuaikan dengan kebutuhan spesifik industri tertentu dengan menambahkan fitur-fitur khusus, tergantung pada penyedia perangkat lunak. Atau perusahaan bisa menggunakan sistem modular, yang memungkinkan mereka untuk memilih fitur yang digunakan dan menghapus yang tidak perlu.

Manajemen Risiko ERP
Manajemen risiko didefinisikan sebagai proses mengidentifikasi, memantau dan mengelola risiko potensial untuk meminimalkan dampak negatif yang mungkin ditimbulkannya terhadap perusahaan. Setiap bidang dalam bisnis memiliki risikonya tersendiri.
Berikut ini adalah 6 langkah atau tahapan Manajemen Resiko untuk menghasilkan proses manajemen yang efektif:

1. Identifikasi Risiko
2. Analisis Risiko
3. Penilaian dan Peringatan Risiko
4. Tanggapan Risiko
5. Pengendalian Aktifitas
6. Pemantauan dan Evaluasi Risiko

Tantangan Utama ERP
Menurut Grabski et al. (2001), terdapat lima risiko utama yang dihadapi perusahaan terkait dengan implementasi ERP, sebagai berikut:

1. Kurangnya keselarasan antara sistem informasi baru dan proses bisnis.
2. Kemungkinan kehilangan kontrol karena terjadi desentralisasi dalam proses pengambilan keputusan
3. Risiko terkait kompleksitas proyek
4. Kurangnya potensial keterampilan in-house
5. Penolakan pengguna

Hasil penelitian Rajnoha et al. (2014) menunjukkan bahwa risiko yang kemungkinan dihadapi pada saat implementasi ERP sebagai berikut:

1. Konflik prioritas yang mengakibatkan keterlambatan
2. Meremehkan tingkat kompleksitas konversi data
3. Meremehkan tingkat kompleksitas antarmuka
4. Salah memperkirakan segi keuangan dalam fase implementasi
5. Kurangnya pelatihan pengguna terhadap sistem ERP baru
6. Terlalu banyak perubahan pada prosedur dan persyaratan
7. Penolakan dari pemangku kepentingan dan pengguna, karena mereka merasa sistem ERP tidak memenuhi kebutuhan mereka atau karena tidak dilibatkan secara aktif pada saat pengembangan
8. Kapasitas sistem dan kinerja tidak cukup untuk operasi saat ini

Keuntungan dan Kerugian ERP
Keuntungan dari implementasi ERP antara lain :

1. Integrasi data keuangan untuk mengintegrasikan data keuangan sehingga top management bisa melihat dan mengontrol kinerja keuangan perusahaan dengan lebih baik.
2. Standarisasi Proses Operasi untuk menstandarkan proses  operasi melalui implementasi best practice sehingga terjadi peningkatan  produktivitas, penurunan inefisiensi dan peningkatan kualitas produk.
3. Standarisasi Data dan Informasi  untuk menstandarkan data dan informasi melalui keseragaman pelaporan, terutama untuk perusahaan besar yang biasanya terdiri dari banyak business unit dengan jumlah dan jenis bisnis yang berbeda-beda.

Kerugian yang mungkin terjadi ketika salah menerapkan ERP antara lain :

1. Strategi operasi tidak sejalan dengan business process design dan pengembangannya.
2. Waktu dan biaya implementasi yang melebihi anggaran.
3. Karyawan tidak siap untuk menerima dan beroperasi dengan sistem yang baru.
4. Persiapan implementation tidak dilakukan dengan baik.
5. Berkurangnya fleksibilitas sistem setelah menerapkan

Kesimpulan
Dari penjelasan di atas dapat disimpulkan bahwa ERP memiliki beberapa manfaat yang efektif membantu perusahaan menjalankan bisnisnya. Beberapa manfaat ERP termasuk kemudahan mendapatkan sumber informasi, komunikasi ke seluruh area bisnis, dan laporan data real time yang akurat. Singkatnya, sistem ERP tidak hanya melancarkan kegiatan operasional, melainkan juga efektif mengurangi redudansi dan menghemat biaya operasional.