Software ERP sering diperbincangkan kalau software ini merupakan sebuah solusi untuk perkembangan bisnis lebih modern lagi dan membantu perusahaan untuk beradaptasi dengan perubahan-perubahan zaman yang ada. ERP menyediakan hampir semua kebutuhan departemen perusahaan. ERP ini membantu perusahaan dalam mengkoordinir setiap aspek perusahaan agar terintegrasi dengan baik. Selain itu ERP banyak digunakan oleh perusahaan-perusahaan besar untuk mengintegrasikan fungsi bisnis seperti keuangan, manufaktur, persediaan, dan pemasaran menjadi satu sistem.

Namun, sayangnya kebanyakan dari perusahaan yang ingin menerapkan ERP pada perusahaannya mereka sedikit kurang edukasi mengenai implementasi ERP. Padahal implementasi ERP merupakan salah satu hal yang sangat vital jika terjadi kesalahan pada saat proses penerapanya. Proses implementasi ERP sering kali dianggap rumit dan memakan waktu yang lama. Karena ERP menyangkut banyak aspek bisnis, kegagalan dalam implementasi bisa berdampak besar bagi perusahaan. Jarang ada implementasi ERP yang sempurna, tetapi perencanaan yang cermat dan memahami langkah-langkah implementasi dapat meningkatkan peluang implementasi berhasil sesuai dengan anggaran perusahaan. Oleh karena itu, sebelum memutuskan untuk mengimplementasikan ERP pada perusahaan kita mengetahui terlebih dahulu langkah-langkah implementasi ERP. 

Sebenarnya tidak ada implementasi ERP yang sama, tetapi ada strategi dan tahapan yang sama untuk membuat perusahaan paham setelah membeli dan menggunakan ERP. Jangka waktu yang dibutuhkan untuk pengimplementasian ERP juga berbeda-beda tergantung besar skala perusahaannya jika lebih besar skala perusahaan tersebut maka waktu yang dibutuhkan untuk mengimplementasi ERP juga membutuhkan waktu yang cukup lama.

Faktor lain yang dapat mempengaruhi lama pengimplementasian ERP yaitu ERP on-premise dan cloud karena memerlukan software infrastruktur IT yang tepat serta membuat tim untuk mengelolanya.

Karena implementasi ERP merupakan salah satu investasi perusahaan dalam jangka dan sangat mendukung apabila terjadi perubahan di dalam perusahaan dan implementasi ini memiliki banyak sekali manfaat untuk saat ini maupun di masa depan. Untuk menerapkan sistem ERP, Anda perlu memahami dengan tepat apa yang ingin Anda capai dengannya. Ini termasuk menentukan tujuan bisnis Anda dan mengidentifikasi masalah yang harus diselesaikan atau ditingkatkan oleh sistem baru. Misalnya, Anda mungkin bertujuan untuk meningkatkan efisiensi dengan menstandarkan alur kerja antar departemen. Keberhasilan penerapan sistem Enterprise Resource Planning (ERP) sangat penting untuk mempertahankan daya saing perusahaan modern. Ini dapat meningkatkan transparansi, mengoptimalkan efisiensi, dan mengotomatiskan proses lintas departemen. Oleh karena itu kita harus mengetahui terlebih dahulu langkah-langkah implementasi ERP sebelum benar-benar menerapkanya. Berikut ada beberapa langkah yang dibutuhkan dalam mengimplementasikan sistem ERP ke dalam perusahaan.

1. Persiapan Implementasi ERP

Sebelum mengimplementasikan ERP kita harus melakukan persiapan terlebih dahulu yang bertujuan untuk meminimalisir terjadinya kesalahan dimasa yang akan datang. Berikut langkah-langkah persiapan implementasi ERP.

a. Feasibility Study

Ini merupakan yang sangat awal yang mana tahap ini bertujuan untuk mengenal permasalahan dan peluang melalui proses yang sistematis. Di dalam tahap ini kita dituntut untuk bisa lebih mengenali secara jelas kendala dan tujuan perusahaan. Gampangnya tahap ini merupakan tahap pengumpulan informasi atau tahap wawancara untuk menganalisis kendala dan tujuan bisnis suatu perusahaan.  Langkah ini bertujuan untuk mengidentifikasi masalah dan peluang melalui proses yang sistematis. Selain itu, kami memeriksa kondisi di mana pengenalan terjadi di perusahaan dan hasil akhir apa yang diterima perusahaan dari pengenalan ERP. Kita perlu mengidentifikasi dengan jelas batasan dan tujuan perusahaan untuk memastikan bahwa kita naik ke level berikutnya . Ada beberapa pertanyaan yang biasanya akan ditanyakan dari pihak vendor ERP kepada clientnya, misalnya sebagai berikut

• Apa maksud dan tujuan implementasi ERP ?
• Berapa alokasi anggaran yang disiapkan untuk  implementasi ERP ?
• Bagaimana kesiapan karyawannya ?
• Bagaimana komitmen manajemen perusahaan ?
• Kendala dan masalah apa yang kiranya sedang dihadapi oleh perusahaan ? 

b. Menyederhanakan Proses Bisnis

Berhubung sistem ERP menawarkan banyak fitur yang dapat membantu perusahaan dan ERP bukanlah software yang mudah digunakan oleh karena itu perusahaan perlu untuk menyederhanakan proses bisnisnya. Proses bisnis dan SOP perusahaan akan menjadi dasar bagi pihak implementor untuk mengetahui dan menentukan implementasi seperti apa yang diperlukan oleh suatu perusahaan.

Sistem ERP menawarkan banyak fitur yang membantu bisnis Anda, mis. B. Keuangan, Penjualan, Inventaris, Real Estat, dan lainnya. Tentu saja, ini bukan software yang mudah digunakan dan wajar jika Anda sedikit bingung saat pertama kali menggunakannya.

Sebelum memperkenalkan ERP, perusahaan perlu menyederhanakan proses bisnis mereka. Proses bisnis dan SOP perusahaan menjadi dasar bagi pelaksana untuk mengetahui dan menentukan implementasi apa yang perlu diterapkan di perusahaan Anda. 

c. Pemilihan Vendor

Setelah kita tahu beberapa informasi mengenai perusahaan seperti kendala apa yang sedang dihadapi oleh perusahaan, tujuan perusahaan menggunakan ERP ini apa, dan kita sudah berhasil melakukan penyederhanaan proses bisnis yang ada di perusahaan. Maka tahap selanjutnya yang dapat dilakukan yaitu memilih vendor ERP.

Mungkin kedengarannya memilih vendor ERP ini adalah sesuatu hal yang sangat mudah karena hanya memilih vendor saja namun, kenyataanya pemilihan vendor ERP bukanlah sesuatu hal yang bisa dianggap remeh karena tiap vendor ERP pasti akan menawarkan teknologi ERP dan harga yang beragam dengan kelebihan dan kekurangannya. Meskipun begitu kita juga tetap perlu memikirkan baik-baik dan melakukan riset setelahnya. Berikut ada beberapa tips pemilihan vendor:
Buat daftar periksa yang mencakup tantangan operasional yang dihadapi oleh manajemen bisnis.
Buat daftar periksa persyaratan perangkat lunak perusahaan Anda. Apakah perusahaan Anda pernah menggunakan sistem ERP sebelumnya atau tidak? Mungkin saja saat ini perusahaan tidak memiliki kendala operasional, namun bisnis Anda ingin berkembang di masa mendatang, sehingga Anda memerlukan sistem manajemen persediaan yang mendukung pengembangan bisnis di masa depan.
Menentukan prioritas manfaat dari setiap batasan fungsional dan kebutuhannya. Setelah menyelesaikan checklist dari tiga poin sebelumnya, Anda dapat memutuskan apakah akan menerapkan ERP custom  atau standar. Daftar periksa ini memudahkan untuk mengetahui jenis ERP yang dibutuhkan bisnis, bukan banyaknya fitur dan fungsi yang tersedia. Bukankah percuma jika ERP yang Anda beli memiliki banyak fitur, tetapi Anda tidak bisa menggunakannya?
Pemilihan pemasok sesuai manajemen dan bidang terkait, karena sistem manajemen bisnis perusahaan tidak hanya digunakan oleh departemen IT. 

d. Tim Internal Implementasi

Setelah kita sudah menganalisis vendor ERP langkah selanjutnya yaitu perlunya dibentuk tim yang ditugaskan untuk mengimplementasikan ERP. Tim implementasi ERP ini terdiri dari pihak vendor dan juga perwakilan perusahaan yang akan bekerja sama pada tahap persiapan implementasi ini.

e. Manajemen Ekspektasi

Setelah berhasil membentuk tim implementasi ERP langkah selanjutnya yaitu sangat penting untuk memastikan bahwa sistem dapat memenuhi harapan banyak pemangku di perusahaan. Oleh karena itu, perlu dikelola dan dibuatkan manajemen ekspektasi agar sistem dapat berjalan sesuai dengan ekspektasi perusahaan. Tujuan dari manajemen ekspektasi dalam hal ini adalah untuk memastikan bahwa sistem ERP dapat memenuhi harapan para pemangku kepentingan perusahaan.

Ekspektasi mungkin berbeda untuk setiap orang yang bekerja di setiap area perusahaan, namun ekspektasi pengguna ERP dapat berubah seiring waktu, yang mungkin disebabkan oleh perubahan peraturan. Harapan yang berubah ini harus dikondisikan agar tidak menimbulkan konflik di perusahaan. 

f. Fit Gap Analysis

tahap persiapan implementasi ERP yang terakhir yaitu fit gap analysis. Tahap ini adalah sebuah metode untuk mengetahui apakah sistem yang sedang digunakan saat ini memenuhi pengguna sehari-hari. Pada tahap ini tim implementasi akan berdiskusi intersif mengenai sistem ERP yang dapat memenuhi proses bisnis perusahaan. Berikut beberapa proses yang dilakukan saat melakukan Fit-Gap analysis:

• Sandbox 
• Business Process
• Testing
• Demo
• Defini Fit & GAP
• Review GAP
• Define Change Request
• Change Control Review
• Prototype
• Finalize Scope

2. Implementasi ERP

Setelah kita sudah melakukan semua tahapan-tahapan perencanaan implementasi ERP setidaknya setelah tahap itu selesai kita sudah mempunyai gambaran tentang ingin menggunakan ERP atau tidak, mau menggunakan ERP yang sudah jadi atau bukan, dan erp yang seperti apa yang mungkin sangat dibutuhkan oleh perusahaan. Setiap rencana implementasi ERP yang efisien memerlukan roadmap yang bentuknya berupa check list agar rencana dapat terlaksana. 

a. Instalasi

Pemasangan ERP terkait dengan proses bisnis yang dikembangkan melalui kegiatan perencanaan. Transmisi pertama dari data yang diperlukan. Persiapkan peralatan dan infrastruktur hosting sesuai kebutuhan dan buat rencana untuk operasi data lintas departemen. Selesaikan penginstalan dan penyesuaian perangkat lunak. 

b. Migrasi

Periksa keakuratan data yang dikirimkan, pastikan datanya mutakhir dan bersih, tanpa kesalahan dan duplikat. Mulailah memetakan data agar dapat digunakan di seluruh departemen untuk pengujian dan penerapan mendatang. 

c. Pengujian

Uji semua antarmuka dengan data pengguna untuk mendapatkan pemahaman yang jelas tentang proses ERP. Konfirmasi adopsi proses bisnis untuk memastikan semua operasi berlanjut sesuai rencana. Perbaiki masalah tak terduga selama pengujian infrastruktur. 

d. Pelatihan

Melakukan pelatihan pengguna sesuai dengan rencana pelatihan yang dituangkan dalam rencana perawatan. Setelah pelatihan, adakan pertemuan dengan vendor untuk mendukung penggunaan dan kepemilikan perangkat lunak ERP. 

e. Implementasi

Buat siaran langsung untuk memandu pengguna.
Konfigurasikan komponen tambahan dan atur rapat.
Pengalihan kepemilikan sistem dari pemasok ke pelanggan setelah komisioning.
Kemudian pelatihan pasca implementasi harus dilakukan untuk memastikan bahwa sistem ERP dapat diakses oleh semua pengguna. 

f. Support

Setelah implementasi, ada transisi dari tim implementasi ke tim pendukung. Pemeliharaan pemeliharaan perangkat lunak dan dukungan pengguna dan pelatihan. Evaluasi proyek didasarkan pada metrik KPI. 

Ternyata jika kita ingin menggunakan software ERP untuk bisnis kita, kita tidak hanya harus menghubungi vendornya, kita bisa langsung membelinya dan mulai menggunakannya dalam beberapa hari. Ada beberapa tahapan persiapan dan implementasi ERP. Tahap persiapan implementasi meliputi studi kelayakan, penyederhanaan proses bisnis, pemilihan pemasok, manajemen harapan dan analisis kesesuaian. Fase inti meliputi instalasi, transfer data, pengujian, pelatihan, implementasi, dan dukungan dari penyedia. Menerapkan sistem ERP di perusahaan Anda sangatlah penting. Tentunya dengan adanya ERP membantu perkembangan bisnis ke arah yang lebih baik. Penerapan ERP juga tersebar luas di industri manufaktur. Software ERP merupakan salah satu strategi bisnis yang sangat penting dan merupakan solusi yang tepat untuk perusahaan Anda karena lebih sederhana dan modern dengan teknologi canggih. Namun, ketika mengimplementasikan sistem ERP, seseorang harus berhati-hati dan mempertimbangkan banyak hal seperti yang telah disebutkan sebelumnya. Banyak faktor keberhasilan implementasi ERP bukan berarti tidak ada kesalahan dalam implementasinya.