Internet of Things memiliki potensi untuk mengubah manajemen fasilitas dengan memungkinkan penggunaan sumber daya yang lebih efisien dan peningkatan produktivitas. Ini termasuk kemampuan untuk menurunkan biaya energi, mengoptimalkan kapasitas dan pemanfaatan tempat kerja, menanggapi permintaan layanan lebih cepat, dan meningkatkan kualitas hidup karyawan.

Proses mengelola real estate perusahaan, termasuk bangunan, pekarangan, dan properti lainnya, dikenal sebagai manajemen fasilitas. Tanggung jawab manajer fasilitas dapat berkisar dari pemeliharaan gedung hingga perencanaan proyek.

Manajer fasilitas saat ini harus dapat bereaksi dengan cepat terhadap perubahan teknologi dan tren industri lebih dari sebelumnya. Itulah tepatnya yang dapat dibantu oleh sistem manajemen fasilitas berkemampuan IoT yang baru dan lebih baik!

Tren Perangkat Lunak Manajemen Fasilitas

 
Alat dan layanan yang mendukung fungsionalitas, keamanan, dan keberlanjutan bangunan, pekarangan, infrastruktur, dan real estate disebut sebagai manajemen fasilitas. Manajemen sewa, termasuk administrasi sewa dan akuntansi, merupakan bagian dari manajemen fasilitas.

Mengingat berbagai tugas yang harus diselesaikan atau diawasi oleh manajer fasilitas setiap hari, sebagian besar bisnis mengandalkan teknologi untuk memberikan layanan yang luar biasa kepada pelanggan atau tamu.

Perangkat lunak FM menjadi lebih kompleks dan multifungsi seiring munculnya inovasi dan perangkat baru. Untuk tetap menjadi yang terdepan dalam transformasi digital, berikut adalah beberapa tren sistem manajemen fasilitas :

1. Kompatibilitas Seluler
 
Mengembangkan aplikasi seluler khusus untuk mengakses data terkait fasilitas sangat penting untuk fleksibilitas dan waktu respons. Kemampuan untuk memantau status semua operasi penting di fasilitas setiap saat meningkatkan fleksibilitas dan produktivitas tempat kerja sekaligus membantu manajer dalam pengambilan keputusan.

Manajer dapat mengontrol proses komunikasi, multitask, dan mengelola beban kerja kompleks dengan lebih baik dengan cara ini.

2. Integrasi dengan layanan pihak ketiga

Bisnis mencari cara yang paling hemat biaya untuk mengintegrasikan sistem manajemen fasilitas ke dalam infrastruktur mereka. Mereka mencari sistem yang dapat diadaptasi yang dapat ditautkan ke semua alat yang ada di lokasi.

Integrasi sangat nyaman, hemat biaya, dan hemat sumber daya karena memungkinkan penambahan fungsionalitas baru tanpa membahayakan integritas infrastruktur dan sistem data yang ada. Selain itu, aplikasi terintegrasi mengurangi waktu pelatihan karyawan dan kurva pembelajaran.

3. Alat untuk AI dan Analisis Prediktif
 
Teknologi dan data membantu manajer fasilitas dalam membuat keputusan penting. Perusahaan dapat merencanakan untuk jangka panjang, mengganti peralatan yang tidak berfungsi tanpa menyebabkan kemacetan atau waktu henti di fasilitas, dan menghilangkan kesalahan manusia dari proses pengambilan keputusan berkat analitik prediktif.

Manajer rantai pasokan dapat mengumpulkan kinerja karyawan, penggunaan sumber daya, kepuasan pelanggan, dan metrik penting lainnya serta memperoleh wawasan penting dengan menggabungkan IoT untuk pemantauan fasilitas dan AI untuk analitik data IoT. Akibatnya, pengambilan keputusan bukan lagi proses coba-coba, melainkan proses yang diperhitungkan.

 4. Keamanan yang Ditingkatkan 

Mengingat protokol yang semakin ketat pada perlindungan dan keamanan data, kegagalan untuk mematuhi peraturan dapat membuat bisnis terkena denda besar. Perusahaan menggunakan protokol keamanan canggih untuk memastikan perlindungan lengkap terhadap kebocoran data.

Perangkat lunak fasilitas pintar fungsional harus mencakup :

a. Lapisan autentikasi yang membantu menentukan identitas pengguna yang masuk ke sistem.

b. Izin akses data yang dapat disesuaikan: seorang manajer dapat memberikan izin selektif untuk melihat entri data.

c. Sistem untuk mendeteksi dan menandai ancaman keamanan, seperti memblokir pengguna yang tidak sah dan memperhatikan pola perilaku yang mencurigakan.

5. Cloud Computing

Diperkirakan cloud computing mengurangi biaya pengoperasian fasilitas rata-rata sebesar 40%. Aplikasi berbasis cloud memberi manajer fasilitas lebih banyak fleksibilitas dengan memungkinkan mereka mengakses data terkait pekerjaan, memantau, dan mengelola proses saat jauh dari kantor.

Karena semua data disimpan di server jarak jauh yang dapat diakses dari perangkat apa pun, aplikasi cloud memberikan skalabilitas dan keandalan sambil menurunkan potensi biaya yang terkait dengan kehilangan data dan kegagalan sistem.

Bagaimana IoT dan revolusi digital dapat meningkatkan Manajemen Fasilitas

Kemampuan untuk melakukan lebih banyak dengan lebih sedikit adalah salah satu dari banyak keunggulan IoT dalam manajemen fasilitas. Banyak bisnis meningkatkan penggunaan IoT dan analitik untuk meningkatkan operasi dan menghemat uang.

Ada banyak cara konkret di mana IoT dapat meningkatkan manajemen fasilitas. Mereka adalah sebagai berikut :

1. Deteksi dan resolusi masalah intelektual
 
Banyak orang, lebih sering daripada tidak, menunggu sampai ada yang rusak sebelum berusaha memperbaikinya. Pendekatan reaktif ini bisa sangat mahal. Tim manajemen fasilitas sekarang dapat menjadi proaktif dan lebih efisien dengan mendeteksi masalah sejak dini sebelum menjadi mahal untuk diperbaiki atau diganti.

Hampir setiap sistem, produk, dan mesin menghasilkan data. Pemantauan data ini secara real-time akan memberitahu manajemen jika ada yang salah atau akan terjadi kesalahan, sehingga masalah dapat segera diatasi. Data kontekstual real-time membantu memecahkan masalah yang berpotensi mahal sehingga dapat ditangani sesegera mungkin.

Misalnya, jika ada lonjakan energi di sebuah ruangan, modul pembelajaran mesin Facilio akan mendeteksinya dan segera memberitahu manajer, memberikan wawasan yang cukup untuk menentukan akar penyebabnya. Mereka kemudian dapat dengan cepat mengirim teknisi untuk mengatasi masalah tersebut. Tindakan cepat ini dapat menghemat ribuan dolar.

2. Keputusan berdasarkan data dan analisis otomatis
 
Sistem otomasi bangunan menghasilkan data dalam jumlah besar. Saat dinilai dan dianalisis, data ini dapat memberikan transparansi dan membantu manajemen dalam membuat keputusan yang lebih tepat.

Manajer properti dapat memperoleh gambaran lengkap tentang apa yang terjadi di gedung mereka dan membuat keputusan berdasarkan bukti. Informasi adalah alat ampuh yang, jika digunakan dengan benar, dapat meningkatkan produktivitas dan ROI, serta membantu manajemen dalam membuat keputusan yang lebih baik dengan lebih cepat.

3. Optimalisasi Pemeliharaan Prediktif dan Preventif
 
Semua peralatan dan mesin bangunan menjadi rusak dan menjadi kurang efisien seiring berjalannya waktu. Analitik prediktif dan pembelajaran mesin dapat membantu dalam pemeliharaan aset bernilai tinggi ini, memperpanjang masa pakainya, dan meningkatkan kinerjanya di sepanjang siklus hidupnya.

Dengan mengantisipasi saat aset dan sistem memerlukan perhatian, IoT dapat membantu manajer fasilitas dalam menerapkan pemeliharaan prediktif. Dengan memprediksi kapan aset dan sistem cenderung gagal, proses ini bahkan dapat mencegah terjadinya perbaikan yang mahal sejak awal.

Algoritma prediktif dan teknik pembelajaran mesin menggunakan data historis untuk memprediksi kapan aset tertentu memerlukan pemeliharaan, seperti penyetelan, kalibrasi ulang, atau perombakan besar-besaran. IoT membantu mengoptimalkan kelancaran pengoperasian sistem operasi gedung, mencegah kerusakan, dan menjaga efisiensi operasional.

4. Peningkatan produktivitas tenaga kerja

Mendorong peningkatan yang signifikan dalam produktivitas tenaga kerja, ada dampak integral dari IoT dalam tenaga kerja. Dorongan produktivitas ini sering mengarah pada ROI tenaga kerja yang lebih tinggi dan kepuasan karyawan.

Bangunan yang menggunakan IoT, baik unit industri, fasilitas manufaktur, atau ruang kantor, dapat memperbaiki lingkungan kerja dan meningkatkan keterlibatan dan kebahagiaan karyawan. Pekerja yang bahagia adalah pekerja yang produktif, seperti kata pepatah.

Infrastruktur canggih yang menggunakan teknologi pelacakan aset dengan data real-time dapat mengelola sistem HVAC secara lebih efektif, menghasilkan pekerja yang lebih nyaman dan pengeluaran uang yang lebih sedikit. Selain itu, bangunan yang mendukung IoT dapat memberikan akses waktu nyata ke lokasi karyawan, data hunian, alur kerja, dan inefisiensi pekerja.

5. Konsumsi energi telah berkurang

Bangunan mengkonsumsi sebagian besar sumber daya energi dunia dan pemerintah memperketat peraturan dan meningkatkan pengawasan konsumsi energi.

Portofolio bangunan yang diaktifkan oleh IoT dapat menangkap dan menganalisis penggunaan energi dan memberikan solusi yang dapat ditindaklanjuti yang secara signifikan meningkatkan efisiensi energi. Dengan menganalisis pola cuaca lokal dan data penggunaan karyawan, pengelola gedung dapat mengoptimalkan sistem pencahayaan, suhu, ventilasi, dan HVAC gedung.

Hasilnya, konsumsi energi berkurang, biaya dihemat, dan lingkungan tempat kerja menjadi lebih baik. Selain itu, dengan melacak konsumsi dan penggunaan energi pada tingkat granular secara real-time, manajemen dapat mengurangi jejak karbon mereka dan bekerja secara aktif menuju keberlanjutan energi.

Penggunaan IoT dalam Manajemen Fasilitas

 
Di bawah ini adalah beberapa pengaplikasian IoT dalam manajemen fasilitas:

1. Sensor tertanam di perangkat dan bangunan
 
Penyebaran sensor tertanam di perangkat dan gedung adalah salah satu aplikasi IoT yang paling berguna dalam manajemen fasilitas. Sensor pintar ini dapat dihubungkan ke pintu, lampu, jendela, dan bangunan, dan dapat memantau aspek tertentu dari sistem HVAC serta berbagai aset penting lainnya.

Dengan cara ini, pengguna dapat dioptimalkan, menghasilkan penghematan energi yang dapat membantu perusahaan mencapai netralitas karbon. Demikian pula, sensor yang tertanam di area pintu masuk dan pintu dapat membantu menentukan jumlah total orang di dalam gedung pada waktu tertentu.

2. Penjadwalan dan Reservasi Kamar
 
Aplikasi IoT populer lainnya adalah reservasi kamar, yang membantu pemanfaatan ruang dalam ruangan secara optimal melalui penggunaan alat penjadwalan cerdas yang dikenal sebagai manajemen hunian.

Dengan bantuan kalender penjadwalan dan denah lantai visual yang menggambarkan ruang kosong di seluruh tempat kerja, karyawan kini dapat melihat kamar mana yang dipesan atau tersedia secara waktu nyata. Jenis manajemen hunian ini juga menyediakan data yang berguna, memberikan gambaran yang akurat kepada pemberi kerja tentang bagaimana fasilitas mereka digunakan.

3. Pelacakan dan pemanfaatan inventaris
 
Memiliki gambaran tingkat stok untuk unit dan suku cadang sangat penting bagi perusahaan jasa untuk menyediakan layanan cepat. Pengetahuan ini membantu mempertahankan SLA, membuat klien senang, dan membangun kepercayaan.

Perusahaan dapat menggunakan sistem CMMS seperti Azolla untuk menandai aset ke lokasi tertentu dengan menggunakan teknologi seperti NFC (Near Field Connectivity) atau Kode QR. Lokasi ini dapat ditetapkan sebagai penyimpanan dan dipindai serta dialokasikan ke aset induk dan/atau jadwal kerja sesuai kebutuhan.

4. Sistem Keamanan

Terakhir, terkait IoT, sistem keselamatan dan keamanan adalah aplikasi lain yang bermanfaat. Ini berguna untuk pemantauan jarak jauh terhadap detektor asap, alarm, dan sistem keselamatan hidup lainnya. Ini mentransmisikan informasi waktu nyata tentang keadaan darurat, kebakaran, atau krisis, serta perangkat keselamatan lainnya.

Akibatnya, aplikasi ini sangat bermanfaat di fasilitas jarak jauh, terutama di bidang manufaktur dan lingkungan berisiko tinggi.

Tantangan IoT dalam Manajemen Fasilitas

Sementara IoT dan otomatisasi memiliki banyak manfaat dan membuka banyak kemungkinan baru, manajer fasilitas harus menyadari hambatan dan tantangan khusus yang menyertainya. Di bawah ini adalah beberapa tantangan yang dihadapi oleh IoT dalam manajemen fasilitas.

1. Kompatibilitas perangkat : Agar berhasil, IoT membutuhkan sekumpulan mitra teknologi yang kompleks dan beragam untuk berkolaborasi.

Menghubungkan peralatan HVAC lama yang berguna ke termostat pintar, pusat data, dan jaringan seluler lainnya bisa jadi sulit sebelum melihat ROI yang tepat dan peningkatan kinerja.

Akibatnya, sangat penting untuk mengerjakan pengujian. Tes interoperabilitas dapat menentukan apakah perangkat dapat berkomunikasi satu sama lain atau tidak sambil mengidentifikasi masalah kinerja dan kerentanan keamanan.

2. Implikasi biaya awal : Seiring berkembangnya persyaratan FM, akan ada kebutuhan yang lebih besar akan teknologi canggih dan solusi digital. Mengingat teknologi tambahan yang terlibat dengan perangkat IoT, biaya awal yang tinggi dapat menjadi penghalang bagi banyak fasilitas dengan anggaran terbatas.

Alat pemadam api dengan smart sensor, misalnya, harganya lebih mahal daripada alat pemadam konvensional. Akibatnya, manajer fasilitas memerlukan opsi di berbagai titik harga dan paket untuk mengimplementasikan IoT dan solusi otomasi serta meningkatkannya seiring bertambahnya anggaran dan mereka melihat lebih banyak ROI darinya.

3. Kelemahan keamanan : Peningkatan adopsi IoT, otomatisasi, dan teknologi lainnya memperkenalkan tantangan baru ancaman keamanan. Semakin cerdas suatu bangunan, semakin rentan jadinya.

Keamanan data merupakan tantangan utama bagi manajer fasilitas karena mereka menjadi lebih bergantung pada IoT dan teknologi serta aplikasi terkait, terutama dalam menghadapi serangan canggih.

Akibatnya, kolaborasi yang erat antara manajer fasilitas dan profesional TI sangat penting untuk mengembangkan dan menerapkan strategi keamanan siber yang komprehensif, yang menjadi semakin penting seiring penggabungan teknologi informasi (TI) dan teknologi operasional (OT).

Di dunia sekarang ini, tidak perlu memiliki sosok seperti Oz di balik tirai untuk membuat dan mengelola gedung pintar IoT yang terintegrasi dan terdigitalisasi sepenuhnya. Sebaliknya, ini membutuhkan upaya bersama dari manajemen untuk menetapkan tujuan yang jelas dan dapat ditindaklanjuti.

IoT dapat secara dramatis meningkatkan sistem operasi yang sebelumnya memakan waktu dan tidak efisien untuk dioperasikan, baik itu fasilitas kecil atau banyak bangunan. Jika dilakukan dengan benar, manajemen fasilitas dapat diubah menjadi sistem yang sangat otomatis dan terintegrasi yang menguntungkan penyewa, manajemen, dan pemilik.