Sistem perencanaan sumber daya perusahaan (ERP) telah menjadi alat yang sangat penting bagi bisnis selama beberapa dekade terakhir. Solusi ERP mengotomatiskan proses bisnis yang penting dan berfungsi sebagai basis data bersama untuk semua informasi keuangan dan operasional dari seluruh perusahaan. Sistem ini mengambil data ini dari sejumlah modul yang dibangun untuk membantu berbagai departemen, mulai dari akuntansi, rantai pasokan, hingga sumber daya manusia, untuk menjalankan fungsi masing-masing.

Solusi ERP memberikan semua karyawan akses ke informasi yang mereka butuhkan untuk menjawab pertanyaan penting tentang kinerja departemen mereka saat ini dan perencanaan masa depan, serta area target untuk perbaikan. Sumber informasi tunggal ini meminimalkan masalah akurasi dan konsistensi data serta memastikan semua orang melihat angka yang sama, apapun perannya. Hal ini juga mendorong pengambilan keputusan yang lebih baik yang mengarah pada proses yang lebih efisien dan penghematan biaya. Selain itu, ERP dapat mengotomatisasi banyak tugas, mengurangi kesalahan dan membebaskan karyawan untuk fokus pada pekerjaan yang lebih strategis.

Modul ERP yang umum mendukung fungsi-fungsi back office dan front office seperti keuangan dan akuntansi, pengadaan, manufaktur, manajemen inventaris, manajemen pesanan, manajemen gudang, manajemen rantai pasokan, manajemen hubungan pelanggan (CRM), pengadaan, dan manajemen tenaga kerja. Solusi yang lebih kaya secara fungsional juga dapat mencakup otomatisasi layanan profesional (manajemen sumber daya layanan), manajemen sumber daya manusia, e commerce, dan otomatisasi pemasaran.

Apa yang dimaksud dengan Modul Sistem ERP ?
Setiap modul ERP dirancang untuk fungsi bisnis tertentu, menyediakan data dan mendukung proses yang akan membantu karyawan melakukan pekerjaan mereka. Setiap modul terhubung ke sistem ERP, sehingga sistem menyediakan satu sumber data yang akurat, bahkan ketika bisnis menambahkan modul baru. Jika sistem ERP adalah kotak peralatan, maka modul-modulnya adalah obeng, kunci pas, palu, dan alat-alat lain di dalam kotak yang masing-masing memiliki kegunaan spesifik.

Bagaimana Cara Modul ERP Dapat Membantu Bisnis ?
Desain modular ERP memungkinkannya untuk memenuhi kebutuhan bisnis yang terus berubah dan merupakan alasan utama mengapa perangkat lunak ini menjadi sangat populer. Sebuah organisasi hanya dapat membeli modul yang relevan dengan model bisnis, operasi, dan tantangan utamanya. Kemudian dapat menambahkan modul ERP untuk memenuhi kebutuhan atau tantangan baru seiring dengan perkembangan organisasi. Keindahan perangkat lunak ERP modular adalah bahwa perusahaan dapat menambahkan fungsionalitas ini sambil mempertahankan fondasi yang sama. Tidak perlu mengimplementasikan sistem ERP baru sebuah proses yang panjang ketika kebutuhan berubah, selama perusahaan memilih penyedia ERP yang sudah mapan dengan berbagai pilihan modul.

Bagaimana Vendor ERP Mengenakan Biaya untuk Setiap Modul ?
Ada banyak variasi dalam hal apa saja yang termasuk dalam pembelian ERP dan modul apa saja yang dikenakan biaya tambahan oleh vendor. Biasanya, fungsi keuangan inti disertakan dengan paket dasar, sementara fitur-fitur seperti CRM dan manajemen sumber daya manusia mungkin memerlukan biaya tambahan. Beberapa penawaran dibundel berdasarkan industri, jadi, misalnya, produsen akan membeli paket dengan manajemen rantai pasokan yang disertakan atau pengecer akan membeli paket dengan perdagangan yang disertakan. Vendor ERP lokal biasanya mengenakan biaya lisensi per pengguna di muka, sementara vendor software-as-a-service (SaaS) mengenakan biaya per pengguna, per bulan, atau per tahun. Dalam beberapa kasus, ada biaya berbasis transaksi.

10 Modul ERP dan Fitur-fiturnya

1. Keuangan
Modul keuangan dan akuntansi adalah modul ERP yang paling penting karena memungkinkan bisnis untuk memahami kondisi keuangan mereka saat ini dan prospek masa depan. Fitur utama dari modul ini termasuk melacak utang usaha (AP) dan piutang usaha (AR) serta mengelola buku besar. Modul ini juga membuat dan menyimpan dokumen keuangan penting seperti neraca, kwitansi pembayaran, dan pelaporan pajak. Modul manajemen keuangan dapat mengotomatiskan tugas-tugas yang berkaitan dengan penagihan, pembayaran vendor, manajemen kas, dan rekonsiliasi akun, membantu departemen akuntansi menutup pembukuan secara tepat waktu dan mematuhi standar pengakuan pendapatan saat ini. Modul ini juga memiliki data yang dibutuhkan oleh karyawan perencanaan dan analisis keuangan untuk menyiapkan laporan-laporan utama, termasuk laporan laba rugi (P&L) dan laporan dewan direksi, serta menjalankan rencana skenario.

2. Pengadaan
Modul pengadaan, juga dikenal sebagai modul pembelian, membantu organisasi mendapatkan bahan atau produk yang dibutuhkan untuk memproduksi dan/atau menjual barang. Perusahaan dapat menyimpan daftar vendor yang disetujui dalam modul ini dan mengikat pemasok tersebut ke item tertentu, membantu manajemen hubungan pemasok. Modul ini dapat mengotomatiskan permintaan penawaran, kemudian melacak dan menganalisis penawaran yang masuk. Setelah perusahaan menerima penawaran, modul pengadaan membantu departemen pembelian menyiapkan dan mengirimkan pesanan pembelian. Modul ini kemudian dapat melacak pesanan pembelian tersebut ketika penjual mengubahnya menjadi pesanan penjualan dan mengirimkan barang, dan secara otomatis memperbarui tingkat inventaris setelah pesanan tiba.

3. Manufaktur
Sistem ERP versi paling awal, sistem perencanaan kebutuhan material (MRP), dirancang untuk manufaktur, dan manufaktur tetap menjadi bagian penting dari ERP. Saat ini, sistem ERP biasanya memiliki manajemen produksi atau sistem eksekusi manufaktur (MES). Modul manufaktur membantu produsen merencanakan produksi dan memastikan mereka memiliki semua yang mereka butuhkan untuk proses produksi yang terencana, seperti bahan baku dan kapasitas mesin. Selama proses manufaktur, modul ini dapat memperbarui status barang dalam proses dan membantu perusahaan melacak output aktual terhadap perkiraan produksi. Sistem ini juga memberikan gambaran real-time tentang lantai pabrik, menangkap informasi tentang barang yang sedang dalam proses dan barang jadi. Sistem ini dapat menghitung waktu rata-rata untuk memproduksi suatu barang dan kemudian membandingkan pasokan dengan perkiraan permintaan untuk merencanakan produksi yang memadai.

4. Manajemen Persediaan
Modul sistem manajemen inventaris memungkinkan kontrol inventaris dengan melacak jumlah dan lokasi barang hingga ke SKU individual. Modul ini menawarkan gambaran lengkap tidak hanya inventaris saat ini tetapi juga inventaris yang akan datang, melalui integrasi dengan alat pengadaan. Perangkat lunak ini membantu bisnis mengelola biaya inventaris, memastikan mereka memiliki stok yang cukup tanpa mengikat terlalu banyak uang tunai dalam inventaris. Aplikasi manajemen inventaris dapat menimbang tren penjualan terhadap produk yang tersedia untuk membantu perusahaan membuat keputusan yang tepat yang dapat meningkatkan margin dan meningkatkan perputaran inventaris (ukuran seberapa sering inventaris terjual selama periode tertentu). Hal ini dapat membantu mencegah kehabisan stok dan penundaan, yang meningkatkan layanan pelanggan.

Bisnis yang tidak memiliki modul manajemen rantai pasokan lainnya juga dapat menggunakan aplikasi manajemen inventaris untuk menangani pesanan pembelian, pesanan penjualan, dan pengiriman. Organisasi yang lebih besar akan membutuhkan versi solusi ini yang dapat melacak inventaris di beberapa lokasi.

5. Manajemen Pesanan
Modul manajemen pesanan, melacak pesanan dari penerimaan hingga pengiriman. Bagian dari ERP ini memasukkan semua pesanan ke gudang, pusat distribusi, atau toko ritel setelah pelanggan melakukan pemesanan dan melacak status pesanan saat pesanan disiapkan, dipenuhi, dan dikirim ke pelanggan. Modul manajemen pesanan mencegah pesanan hilang dan meningkatkan tingkat pengiriman tepat waktu untuk membuat pelanggan senang dan memotong biaya yang tidak perlu untuk pengiriman yang dipercepat. Aplikasi manajemen pesanan yang lebih canggih dapat membantu perusahaan menentukan opsi yang paling hemat biaya untuk memenuhi pesanan toko vs. gudang vs. mitra pemenuhan pihak ketiga, misalnya berdasarkan inventaris yang tersedia dan lokasi pembeli.

6. Manajemen Gudang
Modul manajemen gudang dapat memberikan pengembalian investasi yang cepat untuk bisnis yang mengoperasikan gudang mereka sendiri. Aplikasi ini dapat memandu karyawan gudang secara efisien melalui semua proses gudang berdasarkan tata letak fasilitas, mulai dari penyimpanan ketika pengiriman tiba hingga pengambilan hingga pengepakan dan pengiriman. Ini juga dapat membantu perusahaan merencanakan tenaga kerja berdasarkan volume pesanan yang diharapkan. Modul manajemen gudang dapat mendukung strategi pengambilan yang berbeda seperti pengambilan batch, pengambilan gelombang, dan pengambilan zona tergantung pada mana yang paling efisien untuk bisnis tertentu, dan beberapa modul dapat menunjukkan kepada karyawan jalur pengambilan yang paling efisien. Ketika modul manajemen gudang terintegrasi dengan manajemen inventaris dan aplikasi manajemen pesanan, karyawan dapat dengan cepat menemukan produk yang tepat dan mengirimkannya dengan cepat. Pengiriman yang lebih cepat pada akhirnya meningkatkan kepuasan pelanggan.

7. Manajemen Rantai Pasokan
Modul manajemen rantai pasokan melacak setiap langkah dalam pergerakan pasokan dan barang di seluruh rantai pasokan, mulai dari sub pemasok ke pemasok ke produsen ke distributor ke pengecer atau konsumen. Modul ini juga dapat mengelola bahan atau produk yang dikembalikan untuk pengembalian uang atau penggantian. Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, manajemen rantai pasokan dapat mencakup beragam modul seperti pengadaan, manajemen inventaris, manufaktur, manajemen pesanan, dan manajemen gudang. Namun, sistem ini mungkin memiliki fungsionalitas di luar kemampuan inti dari modul-modul tersebut.

8. Manajemen Hubungan Pelanggan (CRM)
Modul manajemen hubungan pelanggan (CRM) menyimpan semua informasi pelanggan dan prospek. Hal ini termasuk riwayat komunikasi perusahaan dengan seseorang-tanggal dan waktu panggilan dan email, misalnya-dan riwayat pembelian mereka. CRM meningkatkan layanan pelanggan karena staf dapat dengan mudah mengakses semua informasi yang mereka butuhkan saat bekerja dengan pelanggan.

Banyak bisnis juga menggunakan CRM untuk mengelola prospek dan peluang penjualan. CRM dapat melacak komunikasi dengan prospek dan menyarankan pelanggan mana yang harus ditargetkan untuk promosi tertentu atau peluang penjualan silang. Modul CRM yang lebih kuat dapat mendukung segmentasi pelanggan (memungkinkan pemasaran yang lebih bertarget) dan manajer kontak tingkat lanjut dan alat pelaporan.

9. Otomatisasi Layanan Profesional (Manajemen Sumber Daya Layanan)
Modul otomasi layanan profesional (PSA), juga disebut modul manajemen sumber daya layanan, memungkinkan organisasi untuk merencanakan dan mengelola proyek. Bisnis berbasis layanan sering menggunakan modul ini. Aplikasi ini melacak status proyek, mengelola sumber daya manusia dan modal secara keseluruhan, dan memungkinkan manajer untuk menyetujui pengeluaran dan lembar waktu. Modul ini memfasilitasi kolaborasi antar tim dengan menyimpan semua dokumen terkait di satu tempat. Selain itu, modul PSA dapat secara otomatis menyiapkan dan mengirimkan tagihan ke klien berdasarkan aturan seputar siklus penagihan.

10. Manajemen Tenaga Kerja
Modul manajemen tenaga kerja mirip dengan modul manajemen sumber daya manusia tetapi dirancang untuk perusahaan dengan lebih banyak karyawan yang digaji per jam. Modul ini dapat memonitor kehadiran dan jam kerja karyawan dan mengukur hal-hal seperti produktivitas dan ketidakhadiran karyawan. Penggajian juga dapat berada di bawah modul manajemen tenaga kerja. Sub-modul penggajian secara otomatis mendistribusikan gaji kepada karyawan pada jadwal yang ditetapkan dengan pemotongan pajak yang sesuai dan menangani penggantian biaya. Modul ini juga dapat memberikan laporan mengenai biaya penggajian, total jam lembur, dan KPI serupa.