Definisi ERP 

ERP adalah singkatan dari perencanaan sumber daya perusahaan, tetapi apa arti ERP? Contoh paling sederhana untuk menjelaskan ERP adalah memikirkan semua proses bisnis inti yang diperlukan untuk menjalankan perusahaan: keuangan, SDM, manufaktur, rantai pasokan, layanan, pengadaan, dan lainnya. Pada tingkat yang paling dasar, ERP membantu mengelola semua proses ini secara efisien dalam sebuah sistem yang terintegrasi. Sistem ini sering disebut sebagai sistem pencatatan organisasi.

Akan tetapi, sistem ERP saat ini sama sekali bukan Sistem tersebut kini dikirimkan melalui cloud dan menggunakan teknologi terbaru - seperti kecerdasan buatan (AI) dan pembelajaran mesin - untuk memberikan otomatisasi cerdas, efisiensi yang lebih besar, dan wawasan instan di seluruh bisnis. Perangkat lunak ERP cloud modern juga menghubungkan operasi internal dengan mitra bisnis dan jaringan di seluruh dunia, memberikan perusahaan kolaborasi, kelincahan, dan kecepatan yang mereka butuhkan untuk menjadi kompetitif saat ini.

Mengapa ERP penting?

Terkadang dideskripsikan sebagai "sistem saraf pusat perusahaan," sistem perangkat lunak ERP menyediakan otomatisasi, integrasi, dan kecerdasan yang sangat penting untuk menjalankan operasi bisnis sehari-hari secara efisien. Sebagian besar atau seluruh data organisasi harus berada dalam sistem ERP untuk menyediakan sumber kebenaran tunggal di seluruh bisnis. Bidang keuangan membutuhkan ERP untuk menutup pembukuan dengan cepat. Sales membutuhkan ERP untuk mengelola semua pesanan pelanggan. Bagian logistik bergantung pada perangkat lunak ERP yang berjalan dengan baik untuk memberikan produk dan layanan yang tepat kepada pelanggan tepat waktu. Hutang usaha membutuhkan ERP untuk membayar pemasok dengan benar dan tepat waktu. Manajemen membutuhkan visibilitas instan ke dalam kinerja perusahaan untuk membuat keputusan tepat waktu. Dan bank dan pemegang saham membutuhkan catatan keuangan yang akurat, sehingga mereka mengandalkan data dan analisis yang dapat diandalkan yang dimungkinkan oleh sistem ERP. Tingkat adopsi perangkat lunak ERP yang terus meningkat menunjukkan pentingnya perangkat lunak ERP bagi bisnis. Menurut G2, "Pasar perangkat lunak ERP global diproyeksikan mencapai US $ 78,40 miliar pada tahun 2026, tumbuh dengan CAGR 10,2% dari 2019 hingga 2026."

Enam manfaat utama ERP

Sistem ERP yang baik menawarkan banyak manfaat yang bisa berbeda-beda, tergantung bagaimana sistem tersebut digunakan. Manfaat cloud ERP, misalnya, berbeda dengan sistem on-premise. Meskipun demikian, ada enam manfaat utama yang berlaku untuk semua solusi ERP modern:

1. Produktivitas yang lebih tinggi: Sederhanakan dan otomatisasi proses bisnis inti Anda untuk membantu semua orang di organisasi Anda melakukan lebih banyak hal dengan lebih sedikit sumber daya.
2. Wawasan yang lebih dalam: Singkirkan silo informasi, dapatkan satu sumber kebenaran, dan dapatkan jawaban tepat atas pertanyaan bisnis yang sangat penting.
3. Pelaporan yang dipercepat: Pelaporan bisnis dan keuangan yang cepat dan berbagi hasil dengan mudah. Bertindak berdasarkan wawasan dan tingkatkan kinerja secara waktu nyata.
4. Risiko lebih rendah: Maksimalkan visibilitas dan kontrol bisnis, pastikan kepatuhan terhadap persyaratan peraturan, dan prediksi serta cegah risiko.
5. TI Lebih Sederhana: Dengan menggunakan aplikasi ERP terintegrasi yang berbagi database, Anda dapat menyederhanakan TI dan memberikan cara kerja yang lebih mudah bagi semua orang.
6. Ketangkasan yang ditingkatkan: Dengan pengoperasian yang efisien dan akses siap pakai ke data real-time, Anda dapat dengan cepat mengidentifikasi dan bereaksi terhadap peluang baru.

Contoh-contoh ERP di berbagai industri

Bisnis di setiap industri - mulai dari otomotif hingga distribusi grosir - membutuhkan informasi yang akurat, real-time, dan proses bisnis yang efektif untuk bersaing dan berkembang. Namun, setiap industri mengandalkan perangkat lunak ERP mereka dengan alasan yang berbeda-beda. Beberapa contoh ERP diberbagai industri:

• Perusahaan utilitas perlu secara konstan meninjau aset modal mereka, tidak hanya untuk memenuhi permintaan akan pelayanan di masa depan, tetapi juga untuk penggantian aset yang sudah tua. Tanpa ERP, upaya untuk memprioritaskan investasi aset utama ini akan sulit dan rentan terhadap kesalahan. ERP juga membantu memecahkan masalah penting perusahaan utilitas lainnya: peramalan suku cadang. Tidak memiliki suku cadang yang tepat selama pemadaman dapat menciptakan masalah layanan pelanggan yang signifikan. Di sisi lain, memiliki terlalu banyak suku cadang berarti biaya yang berlebihan dan stok yang kedaluwarsa.
• Untuk pedagang grosir, importir, pengiriman ke toko langsung, dan perusahaan 3PL / 4PL, pengiriman tepat waktu adalah kuncinya. Semua organisasi ini ingin mengurangi biaya distribusi, meningkatkan perputaran inventaris, dan mempersingkat waktu pemesanan hingga pembayaran. Untuk mencapai tujuan ini, mereka membutuhkan integrasi manajemen inventaris, pembelian, dan fungsi logistik, serta proses otomatis yang disesuaikan dengan kebutuhan mereka.
• Produsen proses diskrit, batch, dan kontinyu semuanya mengandalkan ERP dan sistem rantai pasokan untuk memenuhi sasaran kualitas produk, mengelola pemanfaatan aset, mengontrol biaya lembur, menangani pengembalian pelanggan, dan banyak lagi. Produsen juga dapat memperoleh kontrol inventaris secara menyeluruh dengan memantau pergerakan stok, menentukan produk yang berkinerja terbaik dan yang berkinerja buruk, serta mengelola pengadaan secara lebih efisien.
• Perusahaan jasa - termasuk akuntansi, pajak, teknik, TI, hukum, dan perusahaan jasa profesional lainnya - membutuhkan teknologi ERP seluler yang kuat dan real-time untuk menyeimbangkan komitmen pemberian layanan dengan kesehatan keuangan. Kunci keberhasilan layanan profesional adalah kemampuan untuk tetap sesuai jadwal sambil mengelola profitabilitas proyek, pemanfaatan sumber daya, pengakuan pendapatan, tujuan pendapatan berulang, dan peluang pertumbuhan.
• Ritel telah mengalami transformasi yang signifikan karena e-commerce telah bergabung dengan saluran penjualan lain serta operasi fisik. Kemampuan untuk menyediakan opsi swalayan untuk mengidentifikasi, mengkonfigurasi, membeli, dan mengirim produk bergantung pada data yang terintegrasi. ERP modern juga membantu pengecer mengurangi pengabaian keranjang, meningkatkan konversi situs Web, meningkatkan nilai pesanan rata-rata, dan meningkatkan nilai seumur hidup pelanggan.

Bagaimana cara kerja sistem ERP?

Sebuah sistem ERP juga disebut ERP suite terdiri dari modul-modul terintegrasi atau aplikasi bisnis yang saling berkomunikasi dan berbagi basis data yang sama. Setiap modul ERP biasanya berfokus pada satu area bisnis, tetapi mereka bekerja bersama menggunakan data yang sama untuk memenuhi kebutuhan perusahaan. Keuangan, akuntansi, sumber daya manusia, penjualan, pengadaan, logistik, dan rantai pasokan adalah titik awal yang populer. Perusahaan dapat memilih modul yang mereka inginkan dan dapat menambahkan dan meningkatkan skala sesuai kebutuhan. Sistem ERP juga mendukung kebutuhan spesifik industri, baik sebagai bagian dari fungsionalitas inti sistem atau melalui ekstensi aplikasi yang terintegrasi secara mulus dengan suite. Perangkat lunak ERP dapat dibeli dengan menggunakan model langganan cloud (perangkat lunak sebagai layanan) atau model lisensi (di lokasi).
Modul-modul ERP yang umum
Sistem perencanaan sumber daya perusahaan mencakup berbagai modul yang berbeda. Setiap modul ERP mendukung proses bisnis tertentu - seperti keuangan, pengadaan, atau manufaktur - dan memberikan karyawan di departemen tersebut transaksi dan wawasan yang mereka butuhkan untuk melakukan pekerjaan mereka. Setiap modul terhubung ke sistem ERP, yang memberikan satu sumber kebenaran dan data yang akurat dan dibagikan di seluruh departemen.

Modul ERP yang paling banyak digunakan seperti berikut:

• Keuangan: Modul keuangan dan akuntansi adalah tulang punggung dari sebagian besar sistem ERP. Selain mengelola buku besar dan mengotomatiskan tugas-tugas keuangan utama, modul ini membantu bisnis melacak utang usaha (AP) dan piutang usaha (AR), menutup pembukuan secara efisien, membuat laporan keuangan, mematuhi standar pengakuan pendapatan, mengurangi risiko keuangan, dan banyak lagi.
• Manajemen sumber daya manusia: Sebagian besar sistem ERP menyertakan modul SDM yang menyediakan kemampuan inti seperti waktu dan kehadiran serta penggajian. Add-on, atau bahkan seluruh rangkaian manajemen sumber daya manusia (human capital management/HCM), dapat terhubung ke ERP dan memberikan fungsionalitas SDM yang lebih kuat - mulai dari analisis tenaga kerja hingga manajemen pengalaman karyawan.
• Pengadaan dan pengadaan: Modul pengadaan dan pengadaan membantu bisnis untuk mendapatkan bahan dan layanan yang mereka butuhkan untuk memproduksi barang mereka - atau barang yang ingin mereka jual kembali. Modul ini memusatkan dan mengotomatiskan pembelian, termasuk permintaan penawaran, pembuatan kontrak, dan persetujuan. Modul ini dapat meminimalkan pembelian yang kurang dan pembelian yang berlebihan, meningkatkan negosiasi pemasok dengan analitik bertenaga AI, dan bahkan terhubung secara mulus dengan jaringan pembeli.
• Penjualan: Modul penjualan melacak komunikasi dengan prospek dan pelanggan - dan membantu perwakilan menggunakan wawasan berbasis data untuk meningkatkan penjualan dan menargetkan prospek dengan promosi yang tepat dan peluang penjualan. Modul ini mencakup fungsionalitas untuk proses order-to-cash, termasuk manajemen pesanan, kontrak, penagihan, manajemen kinerja penjualan, dan dukungan tenaga penjualan.
• Manufaktur: Modul manufaktur adalah komponen perencanaan dan eksekusi utama perangkat lunak ERP. Modul ini membantu perusahaan menyederhanakan proses manufaktur yang kompleks dan memastikan produksi sesuai dengan permintaan. Modul ini biasanya mencakup fungsionalitas untuk perencanaan kebutuhan material (MRP), penjadwalan produksi, eksekusi manufaktur, manajemen kualitas, dan banyak lagi.
• Manajemen logistik dan rantai pasokan: Komponen utama lain dari sistem ERP, modul rantai pasokan melacak pergerakan barang dan pasokan di seluruh rantai pasokan organisasi. Modul ini menyediakan alat untuk manajemen inventaris waktu nyata, operasi pergudangan, transportasi, dan logistik - dan dapat membantu meningkatkan visibilitas dan ketahanan rantai pasokan.
• Layanan: Dalam ERP, modul layanan membantu perusahaan memberikan layanan yang dapat diandalkan dan personalisasi yang diharapkan pelanggan. Modul ini dapat mencakup alat untuk perbaikan internal, suku cadang, manajemen layanan lapangan, dan aliran pendapatan berbasis layanan. Modul ini juga menyediakan analitik untuk membantu petugas layanan dan teknisi menyelesaikan masalah pelanggan dengan cepat dan meningkatkan loyalitas.
• Penelitian dan pengembangan dan perekayasaan: Sistem ERP yang kaya fitur mencakup modul R&D dan perekayasaan. Modul ini menyediakan alat untuk desain dan pengembangan produk, manajemen siklus hidup produk (PLM), kepatuhan produk, dan banyak lagi - sehingga perusahaan dapat dengan cepat dan hemat biaya menciptakan inovasi baru.
• Manajemen aset perusahaan: Sistem ERP yang kuat dapat menyertakan modul EAM - yang membantu bisnis yang padat aset untuk meminimalkan waktu henti dan menjaga mesin dan peralatan mereka tetap berjalan pada efisiensi puncak. Modul ini mencakup fungsionalitas untuk pemeliharaan prediktif, penjadwalan, operasi dan perencanaan aset, lingkungan, kesehatan dan keselamatan (EHS), dan banyak lagi.

Sejarah ERP: Evolusi ERP yang pesat

Aplikasi bisnis terkomputerisasi lahir di dunia akuntansi dan keuangan pada tahun 1960-an dengan menggunakan komputer mainframe. Aplikasi perintis ini lebih cepat dan lebih akurat daripada proses manual tetapi mahal, terbatas dalam fungsi, dan masih lambat. Tak lama kemudian, aplikasi ini melahirkan pengembangan solusi khusus dan mandiri seperti pemrosesan pesanan penjualan dan perencanaan kebutuhan manufaktur (MRP). Pada pertengahan tahun 1980-an, persaingan di sektor manufaktur meledak dan alat bantu baru diperlukan. Perangkat lunak MRP II yang baru mengintegrasikan akuntansi dan keuangan, penjualan, pembelian, inventaris, serta perencanaan dan penjadwalan manufaktur menyediakan sistem yang terintegrasi bagi produsen.

Menjelang akhir tahun 1990-an, ERP diperkenalkan. ERP mengubah sektor teknologi dengan melayani berbagai industri yang lebih luas dan dengan menggabungkan MRP II, sumber daya manusia, akuntansi proyek, dan pelaporan pengguna akhir. Dalam kurun waktu singkat di abad ke-21, kecepatan internet yang lebih cepat dan alat pengembangan baru kembali merevolusi rangkaian ERP. Pengenalan perangkat lunak berbasis browser membuka jalan bagi perangkat lunak ERP cloud, sebuah terobosan yang telah memperluas jangkauan dan fungsionalitas solusi ERP. Saat ini di era transformasi digital sistem ERP modern semakin memanfaatkan teknologi cerdas baru seperti AI, pembelajaran mesin, otomatisasi proses robotik (RPA), IoT, pemrosesan bahasa alami (NLP), dan basis data dalam memori. Teknologi-teknologi ini memberikan kemampuan kepada bisnis untuk menjalankan proses yang lebih efisien, memanfaatkan wawasan terkini dari data transaksional dan data tidak terstruktur, dan pada akhirnya tetap kompetitif di tengah perubahan yang belum pernah terjadi sebelumnya.